Privātuma politika

SIA "Mailmaster" privātuma politika

Mailmaster

Uzņēmuma SIA "Mailmaster" (turpmāk – Mailmaster) pamatdarbības veids ir automatizētas mainīgās informācijas sagatavošana, drukas un sūtījumu sagatavošanas pakalpojumu sniegšana. Mūsu uzņēmumā tiek apstrādāti no klientiem elektroniskā veidā saņemti dati, tos izdrukājot uz veidlapām un ar specializētu tehniku sapakojot aploksnēs un nododot tos pasta pakalpojumu sniedzējam piegādei adresātiem vai elektroniski izsūtot adresātiem. Sagatavotās vēstules tiek sašķirotas pēc indeksiem un nodotas pasta pakalpojumu sniedzējam, kas nodrošina korespondences piegādi adresātiem visīsākajā iespējamajā termiņā. Papildus tam SIA Mailmaster nodrošina drukātas korespondences personalizāciju, adresāciju, kā arī dažādu mārketinga sūtījumu apstrādi, ievietojot polietilēnā. Mailmaster īpašnieks ir VAS "Latvijas Pasts".

Mailmaster rūp Jūsu privātums

Šis privātumā politikas mērķis ir pēc iespējas skaidrāk un saprotamāk informēt Jūs par to, kā un kāpēc Mailmaster izmanto Jūsu personisko informāciju. Šī iemesla dēļ šajā privātuma politikā plaši izmantojam ne-juridisku valodu un vienkāršas teikumu uzbūves.

Mailmaster mērķis ir likt Jums justies droši, izpaužot Mailmaster savus personas datus. Personas dati ir jebkāda informācija, kas var tikt izmantota, lai identificētu fizisku personu.

Mailmaster veic atbilstošus pasākumus, lai nodrošinātu, ka Jūsu personas dati ir drošībā un lai Jūsu personas datu apstrāde notiktu atbilstoši spēkā esošajiem datu aizsardzības tiesību aktiem un Mailmaster iekšējām kārtībām.

Mailmaster ir svarīgi nodrošināt caurskatāmību un pārredzamību, apstrādājot Jūsu personas datus.

Mailmaster ir apņēmusies aizsargāt Jūsu personisko informāciju un ievērot konfidencialitāti visur, ko Mailmaster dara. Šī politika ļauj Jums uzzināt, kādus personas datus Mailmaster var iegūt par Jums, kā Mailmaster tos izmantos, kādas ir Jūsu tiesības un to, kā Jūs varat sazināties ar Mailmaster.

Mailmaster var būt nepieciešamība aktualizēt Privātuma politiku. Mailmaster vietnē tiks publicētas visas izmaiņas, kuras, protams, ir pieejamas Jums jebkurā laikā.

 

 

Kādus personas datus Mailmaster apstrādā un kam tie tiek nodoti?

Lai nodrošinātu Mailmaster funkciju izpildi, mums var rasties nepieciešamība apstrādāt Jūsu personas datus, piemēram:

NOLŪKS

PERSONAS DATU KATEGORIJAS

TIESISKAIS PAMATS

Komunikācijas nodrošināšana: iesūtīto jautājumu, ierosinājumu, sūdzību un citas informācijas apkopošana un apstrāde, lai sagatavotu atbildes un nodrošinātu komunikāciju ar adresātu

Vārds, uzvārds ,kontaktinformācija, cita personīgā informācija, kas ietverta jautājumā, ierosinājumā vai sūdzībā

Datu subjekta piekrišana - persona ar savu aktīvo rīcību iesniedz minēto informāciju Mailmaster

Korespondences automātiska sagatavošana un nodošana nosūtīšanai: Mailmaster var nodrošināt rēķinu, kontu izrakstu, paziņojumu, atskaišu un cita veida biznesa un reklāmas korespondences sagatavošanu, tajā skaitā, drukāšanu un iepakošanu - un nosūtīšanu klienta vārdā

Pieejams pilns serviss, ieskaitot: materiālu druku, aploksnes un to apdruku, personalizāciju, adreses druku, adresātu datu bāzes salīdzināšanu ar Latvijas Pasta adrešu datubāzi, sūtījumu komplektēšanu, sūtījumu noformēšanu, sūtījumu iepakošanu, uzglabāšanu u.c.

Adresāta kontaktinformācija (vārds, uzvārds, adrese) un cita informācija, kas var būt pieejama pakalpojuma izpildes laikā

Pakalpojums tiek nodrošināts saskaņā ar klientu noslēgto līgumu

Klienta e-pastu sagatavošana un izsūtīšana: atbilstoši klienta vajadzībām Mailmaster var sagatavot un izsūtīt e-pastus saskaņā ar klienta iecerēm, personalizējot un pievienojot citu nepieciešamo informāciju jebkurai e-vēstulei, ielūgumam vai paziņojumam. Nosūtītās vēstules iespējams uzglabāt arhīvā.

E-pasta adresāts, jebkura cita informācija, tajā skaitā, personas dati, atbilstoši Klienta iecerei

Pakalpojums tiek nodrošināts saskaņā ar klientu noslēgto līgumu

Klienta rēķinu sagatavošana un izsūtīšana: elektronisku rēķinu (e-rēķinu) sagatavošana un izsūtīšana, pilnībā vai daļēji kombinējot tos ar sūtīšanu izmantojot parasto pastu

Rēķina adresāts, pakalpojums, summa, laika posms u.c. rēķinā norādāmā informācija, kas kombinācijā ar citiem elementiem var veidot personas datus

Pakalpojums tiek nodrošināts saskaņā ar klientu noslēgto līgumu

Dokumentu digitālā arhīva veidošana: Mailmaster var ieskenēt klienta papīra formāta dokumentus, kā arī izvilkt un apstrādāt skenēto dokumentu datus. Mailmaster arhivē pie mums drukātas vēstules, rēķinus vai dokumentus PDF formātā, ko klients pēc izvēles var saņemt e-pasta veidā, CD formātā vai arī uzglabāt pie mums visu Latvijas Republikas normatīvajos aktos paredzēto laiku

Jebkura informācija, tajā skaitā, personas dati, atbilstoši klienta iecerei

Pakalpojums tiek nodrošināts saskaņā ar klientu noslēgto līgumu

Iepirkumi: pretendentu izvērtēšana preču un pakalpojumu iegādes laikā publiskā iepirkuma procesā

Informācija, kas var būt nepieciešama saskaņā ar izsludinātā iepirkuma nolikumu, piemēram, pretendenta pakalpojuma sniegšanā iesaistītā personāla un/vai piesaistīto ekspertu dzīves gājuma apraksts jeb cv, ieskaitot pieredzes un prasmju aprakstu, kas apliecina pretendenta atbilstību nolikumā ietvertajām kvalifikācijas prasībām; kvalifikāciju (izglītību) apliecinošu dokumentu kopijas (sertifikāti, diplomi, atsauksmes u.c.); pozitīvas atsauksmes no iepriekšējiem pasūtītājiem u.tml.

Normatīvā regulējuma prasības, piemēram, Publisko iepirkumu likums

Personāla atlase: personāla atlase Mailmaster vajadzībām atbilstoši publicētajām vakancēm

Kandidāta iesūtītais CV, motivācijas vēstule u.tml.

Informācija tiek iesūtīta saskaņā ar kandidāta piekrišanu, proti, kandidāts ar savu aktīvo rīcību iesniedz minēto informāciju Mailmaster

Videonovērošana: Mailmaster veic videonovērošanu un apstrādā datu subjektu personas datus, kad tie atrodas Mailmaster piederošo ēku teritorijā, gan apmeklētāju personiskās, gan dienesta darbinieku, klientu un īpašuma drošības nolūkos. Vietās, kurās tiek veikta videonovērošana, Mailmaster ir uzstādījis brīdinājuma zīmes

Videouzņēmums

Mailmaster darbinieku un apmeklētāju vitālo interešu, tostarp veselības un dzīvības aizsardzība, kā arī Mailmaster likumīgā interese uz īpašuma aizsardzību

Sīkdatnes: sīkdatnes ir nelielas teksta datnes, kas tiek izveidotas un saglabātas Jūsu kā interneta lietotāja ierīcē (datorā, planšetē, mobilajā tālrunī u.tml.), apmeklējot Mailmaster mājas lapu. Sīkdatnes “atceras” apmeklētāju pieredzi un pamatinformāciju un tādējādi uzlabo interneta vietnes lietošanas ērtumu.

Izmantojot sīkdatnes, tiek apstrādāti interneta vietnes lietošanas vēstures dati, diagnosticētas problēmas un trūkumi vietnes darbībā, ievākta lietotāju paradumu statistika, kā arī tiek nodrošināta vietnes funkcionalitātes pilnīga un ērta izmantošana.

Ja Jūs nevēlaties atļaut izmantot sīkdatnes, Jūs to varat pārtraukt, izmanot savas interneta pārlūkprogrammas uzstādījumus, tomēr tādā gadījumā dienesta interneta vietnes lietošana var būt traucēta un apgrūtināta. Saglabāto sīkdatņu dzēšana ir iespējama Jūsu ierīces interneta pārlūkprogrammas uzstādījumu sadaļā, dzēšot saglabāto sīkdatņu vēsturi. Vairāk informācijas: https://www.aboutcookies.org/how-to-control-cookies/#ie4x

Sīkdatnes

Piekrišana, ja tāda ir nepieciešama. Noteikti nepieciešamās sīkdatnes izvietojas automātiski un saskaņā ar normatīvo regulējumu tām nav vajadzīga lietotāja piekrišana

Ieraksti par aktualitātēm: mārketinga un sabiedrības informēšanas nolūkā var tikt sagatavoti ieraksti par Mailmaster pasākumiem un aktivitātēm, piemēram, atvērto durvju diena. Ieraksti tiek publicēti Mailmaster mājas lapā un/vai sociālajos tīklos, piemēram, Facebook.

Mailmaster sagatavotie ierasti var ietvert pasākumu dalībnieku un/vai apmeklētāju fotogrāfijas. Ieraksti var ietvert norādi uz uzņēmumu vai uzņēmumu pārstāvju vārdus un uzvārdus, tomēr šajā gadījumā šīs personas visbiežāk darbojas kā juridisko personu pārstāvji, nevis savā kapacitātē

Leģitīmā interese – sabiebrības informēšana par Mailmaster darbību

 

Jūsu personas dati ir drošībā un tie netiek neatbilstošā veidā nodoti tālāk citam personām. Izņēmuma gadījumos personas dati var tikt nodoti valsts iestādēm normatīvajā regulējumā noteiktos gadījumos un apjomā.

 

No kādiem avotiem Mailmaster iegūst personas datus?

- Jūs kā datu subjekts

Mailmaster iegūst Jūsu personas datus tieši no Jums kā datu subjektiem, piemēram:

  • saņemot un izskatot iesūtītos jautājumus, priekšlikumus un sūdzības;
  • kandidātu iesūtītā informācija, lai pieteiktos uz izsludinātajām vakancēm u.tml.

- Tiek saņemti no klientiem – juridiskām personām

Ņemot vērā, ka atbilstoši klienta vajadzībām Mailmaster var nodrošināt dažādus pakalpojumus, piemēram, sagatavot un izsūtīt e-pastus saskaņā ar klienta iecerēm, Mailmaster var saņemt dažādus personas datus šo paskalojumu nodrošināšanai.

- Tiek radīti procesa rezultātā

Personas dati tiek radīti apmeklējat Mailmaster telpas (videonovērošana) vai mājaslapu (sīkdatnes).

 

Cik ilgi Jūsu personas dati tiek glabāti?

Personas dati tiek glabāti līdz:

  • ar normatīvo regulējumu noteiktā pienākuma izpildei (piemēram, grāmatvedības prasības);
  • ja apstrāde notiek, pamatojoties uz piekrišanu, personas dati tiek apstrādāti tik ilgi, kamēr sniegtā piekrišana ir spēkā un tā nav atsaukta;
  • noteiktā apstrādes mērķa sasniegšanai.

Videonovērošanas ieraksti tiek glabāti ne ilgāk par 30 dienām. Ieraksti tiek dzēsti automātiski hronoloģiskā secībā no ieraksta brīža. Atsevišķi ieraksti var tikt saglabāti ilgāku laika periodu, ja tas ir nepieciešams noteiktu mērķu sasniegšanai, piemēram, incidentu un likumpārkāpumu izmeklēšanas mērķiem.

Kandidātu iesūtītie dokumenti uz vakantajām amatu vietām (tostarp personas dati) tiek uzglabāti Mailmaster lietvedībā sešus mēnešus pēc konkursa beigām, ievērojot personas datu aizsardzību regulējošo normatīvo aktu prasības.

Ilgāks personas datu uzglabāšanas laiks ir pieļaujams, lai izpildītu normatīvā regulējuma prasības par dokumentu vai informācijas glabāšanas minimālo termiņu vai arī lai aizsargātu Mailmaster likumīgās intereses, piemēram, tiesvedību gadījumā.

Kad šis periods ir beidzies, Mailmaster drošā veidā izdzēsīs Jūsu personas datus vai padarīs tos nepieejamus (arhivēšana), vai arī neidentificējamus, lai tos vairs nevarētu sasaistīt ar Jums.

 

Kā Mailmaster aizsargā Jūsu personas datus?

Mailmaster nodrošina, pastāvīgi pārskata un uzlabo aizsardzības pasākumus, lai aizsargātu Jūsu personas datus no nesankcionētas piekļuves, nejaušas nozaudēšanas, izpaušanas vai iznīcināšanas. Lai to īstenotu, Mailmaster pielieto mūsdienu tehnoloģijas, tehniskas un organizatoriskas prasības, t.sk., izmantojot ugunsmūrus, antivīrusu programmas, šifrēšanu.

Tomēr Mailmaster rekomendē Jums ievērot vispārējos ierīču un interneta lietošanas drošības noteikumus, kā arī Jūsu privāto datu (it īpaši personu apliecinošo dokumentu) aizsardzības un glabāšanas prasības. Mailmaster nav atbildīgs par nesankcionētu piekļuvi Jūsu personas datiem un/vai datu zudumu, ja tas noticis Jūsu vainas vai nolaidības dēļ.

 

Jūsu tiesības

Normatīvais regulējums datu aizsardzības jomā piešķir Jums vairākas tiesības ietekmēt Jūsu personas datu apstrādi. Lai šīs tiesības īstenotu, lūdzu iesniedziet Mailmaster rakstveida iesniegumu: klātienē Mailmaster telpās Ziemeļu ielā 10, Lidostā "Rīga", Mārupes nov., LV-1053(līdzi jāņem pase vai ID karte) vai nosūtot ar drošu elektronisku parakstu un laika zīmogu parakstītu iesniegumu uz mailmaster@mailmaster.lv. Pēc iesnieguma saņemšanas Mailmaster Jūs identificēs – pārliecināsies, ka Jūs esat tā pati persona, par kuru uzdodaties –, un sniegs Jums atbildi viena mēneša laikā.

- Piekļuve personas datiem

Jums ir tiesības pieprasīt apstiprinājumu no Mailmaster, vai tas apstrādā Jūsu personas datus, un šādos gadījumos pieprasīt izsniegt apstrādē esošo personas datu kopiju.

- Personas datu labošana

Ja uzskatāt, ka informācija par Jums ir nepareiza vai nepilnīga, Jums ir tiesības lūgt Mailmaster to labot.

 

 

- Piekrišanas atsaukšana

Ciktāl Mailmaster apstrādā Jūsu personas datus, pamatojoties uz Jūsu piekrišanu, Jums ir tiesības jebkurā laikā atsaukt savu piekrišanu personas datu apstrādei. Šādā gadījumā Mailmaster pārtrauks apstrādāt Jūsu personas datus tam nolūkam, kādam Jūs sniedzāt savu piekrišanu. Lūdzu ņemiet vērā, ka piekrišanas atsaukšana Jums nedos tiesības apstrīdēt datu apstrādes likumīgumu, ko Mailmaster ir veicis līdz piekrišanas atsaukšanai.

- Dzēšana

Noteiktos apstākļos Jums ir tiesības lūgt Mailmaster dzēst Jūsu personas datus. Tomēr, lūdzu, ņemiet vērā, ka datu dzēšana nav iespējama gadījumos, kad datu apstrāde izriet no normatīvā regulējuma. Pēc tam, kad dati vairs nav nepieciešami noteikto funkciju īstenošanai, Mailmaster tos dzēš, arhivē vai padara nepieejamus/neidentificējamus kādā citā veidā.

- Apstrādes ierobežojums un iebildumi pret datu apstrādi

Noteiktos apstākļos Jums ir tiesības lūgt Mailmaster ierobežot Jūsu personas datu apstrādi. Tomēr, lūdzu, ņemiet vērā, ka apstrādes ierobežošana nav iespējama gadījumos, kad datu apstrāde izriet no normatīvā regulējuma.

- Datu pārnesamība

Noteiktos apstākļos Jums ir tiesības saņemt vai nodot savus personas datus tālāk citam datu pārzinim. Šīs tiesības ietver tikai tos datus, ko esat sniedzis Mailmaster, pamatojoties uz savu piekrišanu vai līgumu.

- Tiesības vērsties Datu valsts inspekcijā

Mēs augstu vērtējam Jūsu privātumu un aicinām Jūs sazināties ar Mailmaster jautājumu un neskaidrību gadījumos, tomēr, ja Jūs uzskatāt, ka Jūsu personas dati tiek apstrādāti neatbilstošā veidā, Jums ir tiesības vērsties Datu valsts inspekcijā. Ja neesat apmierināts ar saņemto atbildi, Jums ir tiesības iesniegt sūdzību Datu valsts inspekcijā (http://www.dvi.gov.lv/lv/funkcijas/kontaktinformacija/)

 

Ar ko Jūs varat sazināties, ja Jums ir kādi jautājumi?

Ja Jums rodas kādi jautājumi par Jūsu personas datu apstrādi, lūdzu, sazinieties ar Mailmaster.

Mailmaster kontaktinformācija:

Adrese: Ziemeļu iela 10, Lidosta "Rīga", Mārupes nov., LV-1053, Latvija

E-pasts: mailmaster@mailmaster.lv

Informatīvais tālrunis: +371 67509060

Datu aizsardzības speciālista kontaktinformācija

E-pasts: gints.puskundzis@pasts.lv

Versija 1.0